DXDO Цифровые инновации
Электронный документооборот
Одним из главных ресурсов любой организации являются документы, сопровождающие все этапы операционной деятельности и обеспечивающие поддержку принятия управленческих решений. Внедрение систем электронного документооборота помогает автоматизировать и структурировать работу сотрудников по регистрации, учету, обработке, подписанию и хранению документов, кратно сокращая время на поиск и обработку информации, тем самым увеличивая скорость принятия решений. Благодаря процессному подходу, возможна гибкая настройка алгоритмов обработки документов, от внесения в систему до согласования и утверждения. Весь процесс принятия решений становится прозрачным и управляемым. Веб-ориентированный подход к разработке не требует установки специального программного обеспечения на рабочих местах , а также позволяет работать с документами через браузер или мобильное приложение из любой точки мира
Запросить консультацию менеджера
Решаемые задачи
Предлагаемые решения
Автоматизация процессов обработки,
подписания и хранения документов
Внедрение системы электронного документооборота позволит на организационном уровне структурировать и автоматизировать текущие бизнес-процессы, связанные с работой делопроизводителей, подготовкой, согласованием, утверждением, отправкой и хранением документов, наладить контроль и повысить уровень исполнительской дисциплины
1
Организация юридически-значимого
электронного документооборота
Благодаря встроенной поддержке средств криптографической защиты информации, система позволяет подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. В данном случае в документ невозможно внести изменения, а сам подписанный электронный образ приравнивается к его аналогу на бумажном носителе
2
Постановка и контроль выполнения задач
В рамках операционной деятельности, зачастую возникают задачи, без исполнения которых невозможно достичь качественного результата в работе. Встроенный функционал позволяет автоматизировать деятельность по их постановке, исполнению и последующему контролю, назначить одного или нескольких ответственных исполнителей, сделать задачи периодическими, отметить сроки исполнения в календаре, уведомить участников об изменениях по электронной почте
3
Планирование и организация совещаний
Модуль управления совещаниями позволит конструктивно подготовиться к их проведению, заранее запланировать мероприятие, обозначить тему, дату, время и место проведения, предупредить о предстоящем событии заинтересованных участников, в дистанционном формате согласовать повестку, а также заранее в режиме удаленного диалога обсудить предстоящие вопросы
4
Сравнение электронных версий документов
Встроенные инструменты системы на базе технологий машинного зрения позволят в автоматическом режиме организовать сравнение отсканированных версий документов с их электронными аналогами, что сократит время на обработку таких документов и снизит вероятность возникновения ошибок, которые могут появиться при сравнении вручную
5
Редактирование документов в онлайн-режиме
Наличие глубокой интеграции системы с пакетом офисных приложений позволит избежать необходимости скачивания для редактирования и повторной загрузки новой редакции документов в систему. Редактирование и рецензирование документа происходит в браузере, а система отследит версионность и сохранит актуальную версию
6
Работа с мобильных устройств
Мобильное приложение на платформах iOS и Android поможет наладить повседневную работу руководителей и рядовых исполнителей из любой точки мира. Приложение поддерживает все необходимые действия с документами, задачами и вложениями, в том числе их согласование и подписание электронной подписью. Для работы не нужен постоянный доступ к сети Интернет. Пользователю достаточно загрузить необходимые данные в приложение и продолжить работу, а при восстановлении подключения все действия синхронизируются с сервером и обновятся в системе
7
Интеграция с внешними системами
Благодаря наличию встроенного механизма интеграции, возможна организация двунаправленного обмена между системой электронного документооборота и любыми учетными системами клиента, умеющими использовать унифицированные возможности API- шлюза системы. Одним из самых распространенных примеров интеграций является взаимодействие с платформой "1С:Предприятие", где из системы возможна выгрузка контрагентов, договоров, информации о счетах контрагентов, а в систему загружаются справочники банков, регионов банков и валют
8
Электронный документооборот в пакете "Базовый"
Подходит для организаций с простой организационной структурой, имеющих в штате профильных методологов и ИТ-специалистов, готовых предоставить всю необходимую информацию и ресурсы. Используется имеющийся функционал системы, без необходимости доработки программного кода под нужды заказчика.
Включает следующие услуги:
  • Описание бизнес-процессов на основе предоставленной информации
  • Разворачивание "коробочной" версии системы на подготовленном заказчиком серверном оборудовании
  • Внедрение системы (выполнение первичных настроек системы, настройка бизнес-процессов, тестирование)
  • Предоставление стандартных инструкций пользователя и администратора по работе в системе
  • Очное обучение пользователей и администратора по работе в системе
Электронный документооборот в пакете "Все включено"
Подходит для организаций со сложной организационной структурой, большим количеством процессов, наличием разнородных групп документов. Внедрение системы производится "под ключ" с минимальным начальным привлечение представителей заказчика. Возможна доработка программного кода под нужды заказчика.
Включает следующие услуги:
  • Аудит исходной документации, сбор информации и интервьюирование представителей заказчика, последующее описание бизнес-процессов и подготовка предложений по их оптимизации
  • Аудит существующей ИТ-инфраструктуры
  • Разработка технического задания на адаптацию и внедрение системы
  • Подготовка серверного оборудования и разворачивание системы
  • Внедрение системы (выполнение первичных настроек системы, заполнение первичных справочников, настройка бизнес-процессов и шаблонов документов, тестирование)
  • Предоставление стандартных инструкций пользователя и администратора по работе в системе
  • Подготовка дополнительных инструкций для групп пользователей по работе в системе, согласно исполняемой роли
  • Очное обучение пользователей и администратора по работе в системе
  • Дистанционное консультирование пользователей по работе в системе на этапе опытной эксплуатации (не более 1 календарного месяца)

Электронный документооборот

Автоматизация работы с документами и задачами

Автоматизация внутренних бизнес-процессов

Юридически-значимая обработка документов в электронном виде

Заполните форму обратной связи
и мы свяжемся с Вами для уточнения всех деталей Вашего запроса
Укажите номер телефона, если хотите, чтобы мы Вам перезвонили и рассказали подробнее о наших решениях
Что именно вас интересует?
укажите дополнительную информацию при необходимости